Jakarta Selatan – Pemerintah Kota (Pemkot) Administrasi Jakarta Selatan (Jaksel) melalui Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Kota (Setko) Jakarta Selatan (Jaksel) menggelar Sosialisasi Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis, di Ruang Gelatik Utama Kantor Walikota Administrasi Jakarta Selatan, Selasa (14/10).
Kegiatan yang dibuka Asisten Administrasi dan Kesejahteraan Jakarta Selatan, Tomy Fudihartono didampingi Kepala Bagian Umum dan Protokol, Poulinawati tersebut diikuti puluhan peserta yang merupakan sekretaris kelurahan, arsiparis kelurahan dan kecamatan di wilayah Jakarta Selatan. Narasumber yang dihadirkan yaitu Arsiparis Ahli Muda Bagian Umum dan Protokol Setko Jakarta Selatan, Yuniar Triyoko dan Irawan.
Tomy, mengatakan, dalam kegiatan ini akan disampaikan mengenai bagaimana mengarsipkan data secara manual maupun secara teknologi dengan baik, sehingga kedepannya bisa lebih baik lagi.
Kemudian juga yang perlu diantisipasi, lanjutnya, adalah mengenai tata naskah dinas. Untuk diketahui, Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis ada empat yaitu, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi dan Hak Akses Arsip Dinamis serta Jadwal Retensi Arsip.
“Agar secara etika, SOP dan aturan, kita bisa membuat tata naskah yang benar,” ucapnya.
Ia menyampaikan, dalam mengelola arsip harus tertib, jangan sampai nanti merugikan diri sendiri. Menurutnya, dengan pengelolaan arsip yang tertib, terlebih sudah menggunakan teknologi, maka akan mempermudah mencari arsip terkait jika suatu saat diperlukan.
“Coba di kelurahan diterapkan, manfaatkan teknologi sekarang untuk mempermudah melaksanakan pekerjaan. Saya berharap dengan mengikuti kegiatan ini, teman-teman di kelurahan dan kecamatan dapat mengelola arsipnya lebih baik lagi,” tuturnya.